De gemeente Coevorden is deze week gestart met het vullen van een eigen digitaal archief, een zogenaamd e-depot. Met een beetje doorwerken, moet het e-depot in augustus 2021 al deels zijn gevuld met digitale culturele en historische bestanden. Want vanaf dan is de gemeente Coevorden de culturele gemeente van Drenthe.

Coevorden heeft een rijke historie vol verhalen. Allemaal de moeite waard om te vertellen en te beleven, bijvoorbeeld het ijzerkoekenoproer of de bevrijding van Coevorden in 1672. Dit waardevolle verleden staat onder meer centraal in het culturele jaar. Het e-depot zorgt er voor dat deze historie tijdens maar ook ná het culturele jaar, makkelijk online te vinden is.

Met het e-depot komt Coevorden tegemoet aan de wensen van bewoners en geïnteresseerden om digitaal, snel en betrekkelijk eenvoudig informatie te zoeken en te vinden. Straks kunnen inwoners thuis op hun PC inloggen in een omgeving van de gemeente en daar door allerlei informatie struinen, bijvoorbeeld aan plattegronden of foto’s van gebouwen en dorpen, vergunningen of informatie over geboorte, trouwen en overlijden.

Wet- en regelgeving

Het e-depot is natuurlijk niet enkel en alleen voor het culturele jaar ingericht. Als overheid dient Coevorden de digitale informatiehuishouding op orde te hebben. Het e-depot is ook ontwikkeld voor de informatie die permanent bewaard moet worden. In het e-depot kunnen bestanden zo opgeslagen worden dat ze houdbaar blijven. Want niet alleen papier vergaat op een gegeven moment. Bijvoorbeeld ook de kwaliteit van floppy’s, cassettebandjes en videobanden verslechtert. Of de opgeslagen informatie is niet meer te lezen omdat de bijpassende afspeelapparatuur er niet meer is. Verouderde software, zoals Word Perfect, speelt eveneens een rol.

Groeiproces

Een digitaal archief is niet in een paar maanden gevuld. Duizenden documenten moeten hiervoor handmatig worden beoordeeld en overgezet. Het duurt dan ook een aantal jaar voordat het e-depot helemaal op orde is. Uiteindelijk wil Coevorden het e-depot breed inzetten. Denk daarbij aan koppelingen met edepots onderling, beeldbanken of andere informatiebronnen.